Sabemos que hoje em dia a necessidade de melhorar a eficiência e trabalhar com boa produtividade é grande. Este é o principal desafio em muitos segmentos dos serviços médicos, principalmente em tempos de crise, e para te ajudar nesta tarefa listei quatro pontos principais para melhorar a eficiência que podem ser aplicados a sua clínica e/ou consultório.
Organize sua Agenda
Separe as suas tarefas semanais por grupos. Realizar tarefas de forma repetida ajuda você a produzir mais. Por exemplo: S e você atende em consultório e realiza exames retire períodos para cada tipo de trabalho. Se você faz algum tipo de exame especial como biopsias, ou exames mais demorados você pode agendar um período na semana só para isso, Ou ainda agendar no final do dia de trabalho, assim a sua agenda não atrasa.
Organize o espaço
A organização do espaço é essencial para melhorar a eficiência do seu negócio É muito comum observar uma série de problemas de organização, como os listados abaixo:
– Documentos e equipamentos que precisam ser utilizados com frequência e que os utilizam ou estão desorganizados;
– Funcionários precisam frequentemente se deslocar para se comunicar entre si, pois não possuem nenhum outro meio de comunicação;
– Clínicas com equipamentos e/ou documentos fora de uso dentro das salas de atendimento.
Tudo isso torna o seu ambiente improdutivo. Trabalhar em um local desorganizado faz com que os funcionários da clínica percam tempo e os processos fiquem tumultuados.
Ao repensar a organização do espaço, vale a pena observar a disposição das salas de atendimento e/ou exames, correlacionar as atividades de cada funcionário com a localização de seu posto de trabalho e sua função. Em muitos casos pequenas mudanças trazem bastante resultado no dia a dia.
Além dos motivos citados, tenho mais um bom motivo para você organizar o seu espaço: Um local desorganizado transmite uma má impressão para o paciente. Dá uma percepção de desleixo e descuido com a saúde, inadequado a ambientes onde são realizados consultas ou exames. Assim sendo, começando a organizar o seu espaço você estará no caminho certo para melhorar a sua eficiência.
Distribuir tarefas
Dividir tarefas dentro de um serviço é essencial para melhorar a sua eficiência e evitar que você ou seus funcionários fiquem sobrecarregados. Vale a pena repensar as atividades de cada um dos seus colaboradores de forma a aproveitar o máximo de tempo disponível de cada um. A ideia é os funcionários trabalhem sem excesso de tarefas e também com eficiência.
Em alguns casos, pode ser interessante envolver mais de um colaborador, como em tarefas que tenham muita demanda. Quando mais de uma pessoa está comprometida com as tarefas, fica mais fácil lidar com o tempo, pois um colega ajuda o outro. Assim, todos tornam-se mais produtivos para o serviço.
Invista no Treinamento dos seus colaboradores
Ter funcionários bem treinados melhoram a sua eficiência, além da percepção de qualidade do seu serviço. Os funcionários precisam receber orientações claras sobre suas atividades e forma de agir, além de receber treinamentos dos softwares, equipamentos e recursos utilizados dentro do serviço. O que eu observo hoje em dia é que este tipo de atividade não tem recebido a devida importância. Na maioria dos serviços de saúde, observamos que os auxiliares e secretarias de maior destaque muitas vezes aprenderam sozinhos, ou são as pessoas ‘mais espertas”. O ideal é oferecer capacitação para todos dentro da empresa para que o nível de qualidade e produção seja elevado.
Os funcionários que sabem o que fazer e como agir em determinadas situações reduzem desperdício de tempo, evitam transtornos para os seus pacientes e principalmente reduzem erros que podem causar grandes problemas futuros.
Padronize os processos dentro do serviço
Por último, um ponto de grande importância é a padronização de processos. O que isso significa? Todas as atividades relacionadas a recepção, marcação de consultas, atendimento ao cliente e auxiliares precisam funcionar de forma planejada, para atender o paciente de forma rápida e eficaz. Todas as ações e informações básicas precisam ser listadas para montar um fluxo de trabalho padrão, em que todas as atividades realizadas estão estabelecidas.
É importante que o funcionário trabalhe em um sistema eficaz e padronizado, mas ao mesmo tempo esteja preparado para agir em situações inesperadas como um encaixe de um paciente ou algum erro operacional.
Gostaram das dicas? Escrevam para mim e digam: qual é a sua maior dificuldade para ter produtividade?
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